Andrea kam zur Technik beim Multimediafestival. Sie war die nächste Referentin und wollte Ihren Laptop an den Beamer anschließen, damit Sie direkt mit Ihrem Vortrag loslegen konnte. Wie das aber manchmal so ist, hat der Rechner den Beamer nicht direkt richtig erkannt (oder umgekehrt). Jedenfalls war das Bild des Rechners auf der Leinwand nur zur Hälfte zu sehen. Wir wechselten zwischen dupliziertem Screen und erweitertem Screen, aber nix passierte. Das Bild blieb halb.

Auf einmal schnappte Andrea sich Ihren Laptop, hob in an und sagte vollen Ernstes: „Vielleicht geht es ja so!“, und bewegte den Laptop auf und ab.

Wir sahen uns eine Weile stumm an, dann brachen wir in schallendes Gelächter aus.

Die Tücken der Technik, verbunden mit einer gewissen Nervosität können dem Verstand schon mal ein Schnippchen schlagen.

Natürlich bewegte sich nichts an der Leinwand. Der Neustart des Rechners mit bereits angeschlossenem Beamer brachte die Lösung.

Doch was können wir daraus lernen?

Wenn es um Technik geht, sollten Sie sich ein bisschen damit auskennen. Ich habe in den letzten Jahren schon häufiger erlebt, dass Sales und auch Pre-Sales beim Anschließen eines Beamers, eines Flatscreens oder sonstiger digitaler Projektoren kurz vor dem Scheitern standen. Wurde diese erste Hürde genommen, so folgte oft der klägliche Versuch, sich ins WLAN einzuwählen.

Viele der Probleme, die ich gesehen und erlebt habe, wären durch eine gute Vorarbeit nicht aufgetreten. Da reichte oft ein Telefonat, um abzuklären, welche Technik im Haus verfügbar ist. Doch die Präsentatoren setzen manchmal zu viel voraus.

Dabei gibt es nur ein paar Dinge im Vorfeld zu klären, wenn eine Präsentation vom Rechner aus gezeigt werden soll. Vollkommen egal ist dann, ob es um Filme, Folienpräsentationen oder sonstige Multimedia-Vorführungen geht.

 

1. Klären Sie, welche technischen Gegebenheiten Sie vorfinden werden!

Bevor Sie zu einem Termin fahren, bei der Sie eine rechnergestützte Präsentation halten, fragen Sie beim Verantwortlichen nach, welche Technik im Hause ist. Fragen speziell nach den Anschlüssen (HDMI, DVI, VGA, MicroPort etc.). Falls Sie Audiodateien abspielen wollen, fragen Sie auch, ob es eine Musikanlage gibt, an die Sie Ihren Rechner (mp3 player etc.) anschließen können. Fragen Sie auch hier, welche Anschlussmöglichkeiten es gibt.

Bedenken Sie, dass Sie evtl. eigene Lautsprecher oder einen Projektor mitnehmen müssen, falls die Anlage nicht kompatibel ist.

Seien Sie selber vorbereitet und nehmen Sie entsprechende Anschlusskabel mit, vor allem, wenn Sie evtl. seltene Anschlüsse an Ihrem Rechner haben.

2. WLAN oder Offline

Sollten Sie für Ihre Präsentation einen Zugang zum Internet brauchen, so klären Sie das bitte auch im Vorfeld. Zwar ist es heutzutage häufiger der Fall, dass bei Firmen ein Gastzugang zum WLAN existiert, aber manchmal ist die Performance nicht ausreichend oder der Raum, in dem die Präsentation stattfindet ist isoliert vom WLAN.

Es sollte auch ein Techniker des Hauses anwesend sein, um Ihnen evtl. bei der Einrichtung des WLAN behilflich zu sein. Token, WLAN Schlüssel, Proxy-Server etc. können einige Fallstricke für Sie bereithalten.

Sorgen Sie unter Umständen dafür, dass Sie ohne WLAN auskommen und alles was Sie zeigen wollen, lokal auf Ihrem Rechner haben.

3. Verdunkelbarer Raum

Wenn Sie Filmmaterial zeigen wollen, dann beachten Sie bitte, dass Videos meist dunkler in der Wiedergabe sind als Folien. Wenn der Film gut ankommen soll, sollte der Raum verdunkelbar sein.

4. Plan B

Haben Sie immer einen Plan B in der Tasche. Dies kann sein, dass Sie alles was Sie zeigen wollen auf einem USB-Stick oder einer CD / DVD bei sich haben. So können Sie evtl. von einem anderen Rechner, der mit dem Projektor kompatibel ist, präsentieren.

Ferner sollten Sie überlegen, ob Sie ihre Präsentation auch ganz ohne Technik halten können. Ein Flipchart ist meist vorhanden. Eigenen Stifte sind sicher in Ihrer Bürotasche.

 

Wenn Sie im Vorfeld diese Dinge klären, wirkt das auf den Kunden professioneller, als wenn Sie ganz spontan noch einen WLAN Zugang brauchen und den nicht bekommen.

Sie machen sich selber weniger Stress und sind wesentlich entspannter für Ihre eigene Präsentation. Gönnen Sie sich die 10min Vorbereitung mit dem Kunden. Er wird es Ihnen danken!