Umgang mit Zahlen in Präsentationen
In jede Präsentation gehören heutzutage Zahlen, seien es die neuesten Umsatzzahlen, die Kennziffern Ihrer Abteilung, die Entwicklungsdauer eines Programms, die Anzahl der Beratertage, der Zeitgewinn durch den Einsatz des Produktes etc. Doch leider verpufft oftmals die Wirkung der Zahlen, weil der Präsentierende diese einfach ohne Zusammenhang in den Raum stellt. Dabei können geschickt dargestellte Zahlen einen echten Wow-Effekt auslösen oder auch betroffen machen, genau so, wie Sie es für Ihr Ziel brauchen.
Machen Sie sich erst einmal bewusst, was Sie mit den Zahlen wirklich erreichen wollen und welches Zahlenmaterial sie dazu benötigen. Je weniger Zahlen Sie benötigen, desto eindrucksvoller wird die Wirkung und das Publikum versteht besser, was Sie sagen wollen.
Machen wir mal ein Beispiel:
Sie wollen Ihrem Kunden vermitteln, dass durch den neu gestalteten Support die Antwortgeschwindigkeit deutlich gekürzt wurde und Fehler schneller behoben sind. Diese Aussage ist so nicht wirklich sexy.
Stellen Sie sich vor, wie Scotty es macht:
„Captain, für die Reparatur der gebrochenen Lithium-Ionen-Kristalle brauche ich mindestens vier Wochen!“
Kirk: „Scotty, ich gebe dir vier Stunden!“
Scotty: „Ich mach’s in zwei!“
Scotty gibt hier einen Vergleichswert an, der die Schwierigkeit der Arbeit verdeutlicht. Das Resultat kann Kirk nur verblüffen. So wurde Scotty zum Genie.
Erst der Vergleich von zwei Werten macht eine Zahl wertvoll. Setzen Sie Ihre Zahlen immer in eine Relation und seien Sie dabei konkret.
Vollkommen überladene Schaubilder verwirren nur!
„Hat unser Support bislang ca. drei Tage für die Bearbeitung eines Tickest benötigt, so kann ich Ihnen heute stolz erzählen, dass unser neu organisierter Support nun in der Lage ist, binnen einer Stunde auf eine Supportanfrage zu reagieren und bereits nach einem Tag eine Lösung zu präsentieren.“
Um dem Ganzen noch etwas mehr Druck zu geben, können Sie auch den ersten Wert mit einer branchenüblichen Zahl vergleichen. Der Satz würde dann so lauten:
„Hat unser Support bislang im Rahmen der branchenüblichen drei Tage die Bearbeitung eines Tickets erledigt, so …“
Ebenso könnten sie mit einem gesetzten Ziel arbeiten, das Sie als Referenz nutzen: „Wir hatten uns zum Ziel gesetzt, die branchenüblichen drei Tage für die Bearbeitung eines Tickets auf zwei Tage zu verringern. Uns ist es gelungen, die Zeit auf einen Tag zu verkürzen.“
Wenn Sie Zahlen präsentieren, dann runden Sie diese bitte. Es macht keinen Sinn, Zahlen mit vier bis fünf Nachkomma-stellen zu nennen. In einem Handout können Sie gerne die korrekten Zahlen auflisten, aber merken kann sich die eh kein normaler Mensch. Statt „9.923,8786“ sagen Sie lieber „knapp 10.000“.
Je größer Zahlen sind, desto „unhandlicher“ und somit auch unverständlicher werden sie. Kein Mensch hat wirklich eine Vorstellung davon, was zwei Billionen bedeutet (eine zwei mit zwölf Nullen). Brechen Sie diese Ungetüme auf ein verständliches Maß herunter und bringen Sie auch hier wieder Vergleiche: „Die Bundesrepublik Deutschland hat zzt. ca. 2,2 Billionen Euro Staatsschulden. Umgerechnet sind das ca. 26.000 Euro pro Bundesbürger. Damit hat jeder Bürger des Landes Schulden im Wert eines luxuriösen Kleinwagens, den er nicht nutzen kann.“
Erst der konkrete Vergleich mit einer Größe, die wir uns als Mensch plastisch vorstellen können, macht eine Zahl greifbar für uns.
